بيان المهمة

by

كل مؤسسة لديها مهمة، وغرض، وسبباً للبقاء. غالبا ما تكون المهمة هي السبب وراء إنشاء المؤسسة – لتلبية حاجة حددت منذ سنوات. في بعض الأحيان، نفس المشاكل التي حاولت المؤسسة التصدي لها في البداية ما تزال تواصل مطاردة الشركة جيلا بعد جيل. في هذه الحالة، فإن غرض المؤسسة لا يتغير – على الرغم من كون الطريقة التي تعمل بها المؤسسة قد تطورت على الأرجح. وفي أحيان أخرى، قد تتمكن 10 أو 20 سنة من تغيير المشهد بشكل ملحوظ لدرجة تصبح عملية تحديث المهمة الأصلية للمؤسسة أو تعديلها أو حتى تغييرها جذريا عملية واجبة ومطلوبة بشكل كبير من أجل التصدي للمستجدات المختلفة.

هل تحتاج إلى بيان المهمة؟

الجواب يعتمد على ما إذا كان بيان المهمة يؤلف معنى كبير لك، أو هو مجرد ممارسة روتينية للمؤسسة. ويمكن لبيان المهمة أن تقود مؤسستك في السراء والضراء. ويمكن لمهمة ذات مغزى أن تكون بمثابة البوصلة المعنوية لك و للمؤسسة. ويمكن لبيان المهمة أن تساعدك في اتخاذ قرارات متوافقة بين القيم والأهداف.

إن كون بيان المهمة للمؤسسة محدثة وحيوية لا يعني بالضرورة أن المؤسسة قد ترجمت ذلك الغرض في عبارة أو بيان واضح وموجز. ينبغي أن يكون بيان المهمة الجيد موضحا بدقة الغرض و الغاية من وجود المؤسسة وما تأمل في تحقيقه في المستقبل. إنها تبين وبوضوح طبيعة المؤسسة الأساسية، وقيمها، وعملها.

ينبغي أن يكون بيان المهمة متكون من فقرات(أو فقرة) موجزة خالية من المصطلحات و “شروط فنية”. وبعبارة أخرى، فإنه يجب تجنب هذا النوع من الاختزال الذي قد نستعملها في العادة عند محادثة الآخرين الذين يعملون في نفس الميدان، ولكن
غير مألوفة عند أي شخص خارج المؤسسة أو الحقل الذي نعمل فيه.

 وهناك اعتبار آخر مهم، هو آخر يوم تم مراجعة بيان المهمة من قبل أعضاء المجلس أو الموظفين. إذا كان قد تم ذلك منذ أكثر من خمس سنوات، فإنه على الأرجح أن يكون قد حان الوقت لمراجعتها وربما التعديل عليها أو إذا ادعت الظروف تغييرها جذريا. في كثير من الأحيان، يفقد بيان المهمة للمنظمة، والذي تم تناقله على مر السنين، يفقد أهميته ولا يتفاعل مع الموظفين، وأعضاء المجلس، أو من يؤيدهم.

كيفية صياغة بيان المهمة

على أقل تقدير، وينبغي بيان المهمة للمؤسسة الإجابة عن ثلاثة أسئلة أساسية :

  1. ما هي الفرص أو الاحتياجات التي نحن موجودون لمعالجتها؟ (الغرض من المؤسسة)
  2. ماذا نحن فاعلون لتلبية هذه الاحتياجات؟ (أعمال المؤسسة)
  3. ما هي المبادئ أو المعتقدات التي نعمل ضمن إطارها؟ (القيم للمؤسسة) 

 يمكنك أن تبدأ عملية صياغة بيان المهمة عن طريق كتابة مسودة تجيب على هذه الأسئلة. ويمكنك إتباع الخطوات التالية:

  1. قم بسؤال الموظفين والمتطوعين، والهيئات المكونة لعمل قائمة تضم أي الكلمات والعبارات، أو الأفكار التي تتبادر إلى الذهن فيما يتعلق بالمؤسسة وهذه الفئات المختلفة. لا تقم بالتعديل في هذه المرحلة. قم بإعطاء الجميع فرصة لإسماع صوته. حاول جمع العديد من الأفكار قدر ما تستطيع.
  2. ضع تعريف لمؤسستك. فكر جيدا بالدور الذي تلعبه في هذه الصناعة والمجتمع.
  3. دوّن الأشياء التي تسعى مؤسستك إليها. هل تسعى إلى ضمان الجودة ، الزبائن ، نجاحك؟
  4. قم بتقدير قيمة المنتج الخاص بك. استخدام استبيانات مكتوبة لاستطلاع الزبائن والموردين والشركاء الاستراتيجيين وغيرهم حول الفوائد والمثل وراء المنتج الخاص بك.
  5. قم بتشكيل لجنة صغيرة لتقوم بمراجعة الأفكار التي قمت بجمعها،  ودمجها وصياغتها في بيان مهمة المؤسسة.
  6. قم بالإعلان عن بيان المهمة بوضوح، وقم بتعليقها بعد ذلك في بهو المؤسسة والقاعات حتى يراها الناس كل يوم ويتذكرون ما يعني عملهم.