ميزنة الوقت

by

إذا كان الوقت هو المال، فكيف تديره؟

ما هو أفضل وقت لإنجاز أي شيء؟ هناك الكثير من الطرق المختلفة التي يسأل فيها الناس هذا السؤال، ولكن رد فعلي الأولية هو: كلما كان لديك الوقت للقيام بذلك.

في البداية، قد يبدو هذا لغزاً، ولكن أعدكم أنه غير ذلك، إنه مجرد انعكاس لما نعيشه من حياة متخمة بالمشاغل. ولكن هناك بالتأكيد أساليب يمكنك استخدامها لإنجاز المزيد مما تستطيع القيام به في حدود الأطر الزمنية المحدودة المتاحة لك.

وهناك عدد من الرجال والنساء، وحتى بعض من المهنيين ذوي الأداء الأعلى في كل ميدان، يقومون باستمرار بسوء تقدير ما يمكن أن يتحقق فعلاً خلال 10 أو 15 دقيقة من العمل المتواصل. قد لا تكون قادراً على الانتهاء من عرض تقديمي كبير، ولكن يمكن أن تتخذ الخطوات الأولى، مثل إجراء مخطط الشرائح القليلة الأولى، إرسال طلب معلومات بالبريد الإلكتروني، أو كتابة مقدمة.

الحياة مليئة بالفرص للحصول على بضع دقائق إضافية من الإنتاجية، وبدلا من الشعور بالملل أو إضاعة الوقت، فلنغتنمها. إن الحل يكمن في إيجاد والتعرف عليها، بينما نقوم بالتخلص من بعض العادات السيئة لدينا.

وهنا عدد قليل من النصائح لمساعدتك على البدء:

  1. قم بتضييع دقائق أقل. الكثير من الناس لا يدركون حقا كم الدقائق التي يخسرونها خلال يومهم العادي. قم  بجمع كل الدقائق التي قضيتها في الانتظار على المكالمات الهاتفية، وإعادة التركيز بعد تشويش في العمل، أو في الدردشة مع الزملاء حول لا شيء على وجه الخصوص، وسترى أنها يمكن أن تضيف ما يصل الى ساعة في الأسبوع إلى جدولك. ينبغي أن يكون هذا حافزا كافيا لبدء الاستفادة من ذلك الوقت.
  1. قم بتحديد أولويات أكثر. فليس من المهم انجاز المهام غير المهمة نسبيا إذا لم تكن قد انتهت ما هو أهم. تعلم تحديد أولويات العمل بلا رحمة وقم بإنجاز المشاريع المهمة وذات الأوقات الحرجة أولاً. قد يكون من المغري الانتقال إلى شيء أسهل وأكثر متعة، وأكثر إثارة لإنجازه، ولكن القيام بذلك في نهاية المطاف لن يكلفك سوى المزيد من الوقت والإجهاد في وقت لاحق.
  1. تعلم التركيز. غالبا ما أنصح العملاء بجدولة كتلة من الوقت كل صباح – 90 دقيقة هو وقت مثالي – للعمل على المهام والمشاريع الأكثر أهمية. حد من الانقطاعات خلال تلك الفترة. وبهذه الطريقة، يكونون قد بدأوا يومهم بتحقيق أمر بالغ الأهمية لعملهم، أو يكونون قد تقدموا خطوة إلى الأمام على شيء مهم. عادة، فإنهم يحتفظون بهذا الزخم من الإنتاجية لبقية اليوم، أو على أقل تقدير يمنعهم من الدخول في حالة الانشغال الشديد بحيث يمكنهم إنهاء المهام الحرجة على قائمة “يجب أن تنجز”.
  1. ضع جدول زمني. ليس الكثير منا يقوم بشراء أشياء دون أن يسأل عن الثمن أولاً، ولكن العديد من المهنيين لا يفكرون في معاملة جدولهم الزمني بانفتاح. عندما تقوم بميزنة المال فإنك تقسم مبالغ من المال وتعيينها لحسابات محددة من أجل التأكد من عدم صرف المال قبل تلبية النفقات. قم باستخدام نفس العملية لإعداد ميزانية وقتك بحيث تضع مجموعات من المهام المتماثلة في التقويم معاً. واترك بعض المساحات المفتوحة لما هو غير متوقع.
  1. انجز المهام ذات الأولوية المنخفضة بين الأوقات. في كثير من الأحيان، تطفو على السطح بعض الأوقات الإضافية عندما لا نتوقع قدومها: تجد نفسك تنتظر 10 دقائق إضافية في مكتب الطبيب، أو لبدء اجتماع ما. ذلك الوقت لا يجب أن يضيع، خصوصاً ليس إذا كانت معك بعض الأوراق الخاصة بالمهام والمشاريع ليست ذات أولوية قصوى. وستكون هذه أسهل البنود التي لا تتطلب تركيزا شديدا. وهذه الكتل القصيرة من الوقت هي أيضا وقتا طيبا لتكملة القراءة الخاصة بك.

الحقيقة هي أنك لابد أن تقوم باتخاذ خيارات حول كيفية قضاء وقتك. تعلم تحديد أولويات يومك، والعمل على المشاريع الأكثر أهمية أولا، ثم الانتهاء من البقية كلما استطعت، دون إضاعة دقيقة قيمة. سوف تجد نفسك تنجز الكثير مع ضغط أقل.

المصدر: Budgeting Your Time

http://www.keyorganization.com/budgeting-time.php