عامل 20 ٪ في إدارة وقتك

by

عامل 20 ٪ في إدارة وقتك

80 ٪ من القوائم لدينا ، تنتج 20 ٪ من النتائج

قاعدة 80/20 ، المعروف أيضا باسم مبدأ باريتو ، والمعروف أيضا باسم قاعدة “القليل المهم”، تنص على أن هناك عدم توازن بين الأسباب والنتائج ، بين الجهد والمكافأة. إن العالم غير مبني على أساس 50/50 حيث يرتبط  كلا من الجهد والمكافأة بالتساوي. بدلا من ذلك :

  • معظم ما نقوم به كل يوم له تأثير بالكاد يذكر.
  • والقليل مما نقوم به له تأثير كبير.

إذا كان 80 ٪ من قائمة المهام الخاصة بك تنتج مجتمعة 20 ٪ فقط من النتائج، ماذا يجب ان تفعل؟ خطط لجدولة هذه الـ20 ٪ في تقويمك الخاص وقم بوضع مواعيد مع نفسك للقيام بهذه المهام.

يمكن أن تنجز 80 ٪ من العمل في 20 ٪ من يوم العمل الخاص بك عندما تكون مركزاً وغير مشتتاً, ماذا يجب ان تفعل؟ قم بحجز  20 ٪ (96 دقيقة) من يوم العمل ذي الـ8 ساعات للتركيز على المشاريع والمهام  ذات الأولوية القصوى. ما هي المهام التي لها أكبر الأثر بالنسبة للشركة أو ستساهم في تحقيق أهدافك؟

يمكن القضاء على 80 ٪ من الملهيات. ويمكن اختصار الـ 20 ٪ الأخرى أو السيطرة عليها. ماذا يجب ان تفعل؟ مارس تجميع الأنشطة المتماثلة، مثل المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والأرشفة، بحيث لا تتنقل من نوع واحد من العمل إلى نوع آخر مختلف تماماً حيث تضطر إلى مقاطعة عملك كل مرة. قم بإنشاء مجلدات “ناقش مع…” للآخرين في مجموعتك رئيسية للحد من عدد المرات التي تقوم فيها بمقاطعة الآخرين.

80 ٪ مما تقوم بأرشفته لا يرجع إليه مرة أخرى. ماذا يجب ان تفعل؟ كن انتقائياً في ما تختار الاحتفاظ به. اسأل نفسك:

  • هل هو قديم؟
  • هل له علاقة بمجال عملي؟
  • هل توجد له أي تبعات قانونية أو مالية؟
  • متى سأستخدم هذا مرة أخرى؟

80 ٪ من الأرباح تأتي من 20 ٪ من العملاء. ماذا يجب ان تفعل؟ لا تعامل جميع عملائك على قدم المساواة. فمن الضروري في بعض الأحيان أن تتخلى عن بعض العملاء عندما تكون نسبة الأرباح التي تجنيها منهم لا تبرر ما يستهلكونه من الوقت.

نحن نرتدي نفس الـ20 ٪ من ملابسنا 80 ٪ من الوقت. ماذا يجب ان تفعل؟ اعمل على ترتيب وتنظيف  خزانتك، بل وكل المسافات من حولك. الفوضى :

  • تلهي وتشتت التركيز
  • مضيعة للوقت خصوصاً إذا كان عليك البحث عن شيء ما
  • مكلفة حيث ستقوم في نهاية المطاف بعمل التكرارات أو إضاعة الوقت
  • مجهدة عند التعامل مع الكثير

إذا كنت غالبا ما تشعر بالمقاومة بسبب مطالب متعارضة أوأنك غارق في عدد من المهام التي تواجهك، فابحث عن ال 20 ٪ التي من شأنها أن تقوم بالفارق. وباعتبارك واحداً من 20 ٪ من الأفراد الناجحين والمبدعين، فإنك سوف تحصل على نتائج ذات قيمة، ويمكن جني ثمارها المناسبة. وهذا يضعك في مقام السيطرة على حياتك، سواء لرجال الأعمال أو المساعي الشخصية.

المصدر: The 20% Factor in Managing Your Time بتصرف
http://www.keyorganization.com/80-20-productivity.php