الالتزام بالمواعيد والصورة المهنية

by

أمتأخر ثانيةً؟

هل يحصل معك أي من هذه الأعراض أثناء اندفاعك إلى موعدك القادم؟

–          تقود السيارة بسرعة كبيرة

–          تبني الإجهاد

–          معاتبة نفسك لسوء التنظيم

–          الانسلال إلى حدث مع الاعتذار والأعذار

مع كل المهام في جعبتنا، فمن السهل محاولة حشر نشاط واحد أخير لننجزه قبل الاندفاع باتجاه الموعد المقبل، ولكن عند وصولك متأخراً، فإنه يمكن أن يؤدي إلى أي من التالي:

–          تنقل صورة إلى الطرف الآخر المشارك تشعره بأن وقتك أثمن من وقته

–          تقدم صورة تنم عن استعداد سيئ

–          تتسبب في تأخر الآخرين في جداولهم لبقية اليوم

كمثال ، أحد موكلي تنفق الكثير من أيامها في حضور الاجتماعات. بينما كنا نعمل على إدارة وقتها، كانت غالباً شكواها ما تكون أن أحد الأعضاء المشتركين في اللقاء يأتي متأخراً 20 دقيقة عن الموعد، وهكذا، لبقية اليوم، فإنها تصبح متأخرة عن بقية مواعيد اليوم في نهاية المطاف على الأقل 20 دقيقة، إذا كان الشيء ذاته لم يحدث أكثر من مرة في اليوم الواحد. وفي أي اجتماع بعد التأخر، فإنها تكون هي من تظهر بصورة غير منظمة وغير محترِمة لوقت الآخرين.

وكان اقتراحي أنه عندما يكون قد خصصت وقت محدد لعقد اجتماع ولديك التزامات لاحقة، قد ترغب في الالتزام  بالجدول الزمني الخاص بك. إذا كنت قد خصصت 30 دقيقة لاجتماعك ويأتي الطرف المعني متأخراً 20 دقيقة، فإنك لا تملك سوى 10 دقائق لموعدك التالي. انه ليس عدلاً بالنسبة لك لتأتي في وقت متأخر لجميع الاجتماعات الأخرى ، مما يجعل الجميع ينتظر لمجرد أن شخصاً واحداً لم يقدر وقتك.

لقد قدمت أيضا الكثير من الدورات التدريبية لمنظمة أخرى والتي اقترحت بأن ابدأ الحلقات الدراسية الخاصة بإدارة الوقت متأخراً عن الموعد حوالي 10 دقيقة لأنه في “ثقافة” بيئتهم المهنية هناك من يأتي دائماً “متأخراً”. ومع ذلك هناك أيضا أفراد من الجمهور وصلوا في وقت مبكر (15 دقيقة)  للحلقة الدراسية. هل وقت هؤلاء أقل قيمة من الآخرين؟ تتطور “الثقافة” لأن البرامج لا تبدأ في وقتها المحدد. عندما أقدم حلقات دراسية بإدارة الوقت، فإنني أؤمن بأنه من الأهمية بمكان أن تبدأ الحصص في الوقت المحدد!

إذا كنت غالبا ما تجد نفسك متأخراً، فحاول هذه التدابير:

–          اعمل على الالتزام بالوصول في الوقت المحدد.

–          بالإضافة إلى تسجيل وقت الاجتماع في مفكرتك، قم بشمل وقت التنقل وإضافة 5-10 دقائق إضافية بحيث تكون قد جدولت بدقة جميع الأوقات، وليس فقط وقت الاجتماع.

–          عند التنقل، قم بتخصيص وقتاً أطول من المسافة الفعلية المطلوبة دائماً، لأخ بالاعتبار حركة المرور والطرق الالتفافية.

–          لا نقع في متلازمة “بعد أمر أخير“. فمن الأفضل الخروج مبكراً ثم إجراء مكالمة هاتفية عند وصولك من أن تضغط وقت المكالمة قبيل الخروج مما يتسبب في خروجك مسرعاً للموعد  التالي.

 الالتزام بالمواعيد هي عادة تحتاج وقتاً وممارسة لتطويرها، ولكن كلا من احترام الذات والصورة المهنية الخاصة بك وسوف تستفيد من هذه العادة. فاحرص على تنميتها..

المصدر: Punctuality and Professional Image بتصرف
http://www.keyorganization.com/punctuality-and-professionalism-being-late.php